人資第一次用 ChatGPT:5 個照抄就能用的提示詞
公告改寫、面試邀約信、新人報到通知,人資用 5 個 ChatGPT 提示詞照抄就能寫;先記住三條不能貼的資料,今天就交出第一份 AI 初稿。
這篇適合誰:聽了三場 AI 講座,回到座位還是不知道第一句要打什麼的人資。
今天下班前,你可以交出 5 份 AI 寫的初稿:一份公告、一則職務調動通知、一封面試邀約信、一份新人報到通知、一份課後問卷。
每一份都是人資每個月一定會做、寫錯也不會出大事的工作。拿它們練手最安全。
寫提示詞只要三格:角色、情境、期望
很多人第一次用 AI,只打一句「幫我寫一封公告」,得到一篇四平八穩、什麼都沒說的文章,然後覺得 AI 沒用。
問題不在 AI,在交代不清楚。像交代新同事做事一樣,給它三格:
| 格子 | 要寫什麼 | 例子 |
|---|---|---|
| 角色 | 你要它當誰 | 「你是台灣製造業的資深人資」 |
| 情境 | 發生什麼事、給誰看 | 「下週五停車場整修,要通知 300 位員工改停哪裡」 |
| 期望 | 要什麼格式、多長、什麼語氣 | 「200 字內、條列、語氣親切、最後放聯絡分機」 |
開始之前:三樣東西不要貼
| 不要貼 | 例子 | 改成 |
|---|---|---|
| 可以認出是誰的個資 | 姓名+身分證字號、電話、地址、病歷 | 用「員工 A」「應徵者 B」代替 |
| 薪資與考核明細 | 某人的薪水、獎金、考績 | 只描述情況,不貼數字和名字 |
| 還沒公開的公司決策 | 裁員名單、組織調整、併購 | 等公告後再用,或先問主管 |
公司如果有 AI 使用規範,以規範為準;沒有的話,這三條就是最低標準。
5 件事的提示詞:複製、換內容、送出
下面的提示詞都照三格寫好了,複製後把(貼上:…)的地方換成你的內容。
第 1 件:把公告改成員工看得懂的版本
你是台灣企業的資深人資,擅長把制式公告改寫成員工願意看完的版本。
下面是一份要發給全體員工的公告原稿,請改寫成:
1. 第一句就說「這件事跟你有什麼關係」
2. 重點用條列,日期、地點、要做的事放最前面
3. 200 字內,語氣親切但不輕浮
4. 最後一行寫「有問題請找:(貼上:承辦人與分機)」
【公告原稿】
(貼上:原本的公告)第 2 件:職務調動公告
調動已經定案、也跟當事人說明過才用。職稱加單位就認得出是誰時,職稱也先用代號,發布前一刻再填。
你是台灣企業的人資,要發一則內部職務調動公告。
調動資訊:
- 調動人員:(貼上:職稱,姓名可先用「○○○」代替,發布前再填)
- 原單位與職務:(貼上)
- 新單位與職務:(貼上)
- 生效日期:(貼上)
- 交接窗口:(貼上)
請寫一份正式但不冷冰冰的公告,150 字內,包含:調動內容、生效日、業務交接找誰。
不要寫調動原因,也不要加入任何對當事人的評價。第 3 件:寫面試邀約信
你是台灣企業的招募專員。
請寫一封面試邀約 Email 給應徵「(貼上:職稱)」的應徵者,內容包含:
- 面試日期時間:(貼上)
- 地點或視訊連結:(貼上)
- 面試形式與大約多久:(貼上)
- 需要攜帶或準備的東西:(貼上)
- 無法出席時怎麼改期
語氣專業、友善,200 字內。另外再給我一個 LINE 訊息版本,80 字內。第 4 件:新人報到通知
你是台灣企業的人資,要寄報到通知給下週到職的新人。
報到資訊:
- 報到日期與時間:(貼上)
- 報到地點與交通方式:(貼上)
- 要帶的文件:(貼上:例如身分證影本、薪轉帳戶存摺封面、離職證明〔如有〕、新進勞工體格檢查報告〔依規定項目,費用由公司負擔〕)
- 第一天的行程:(貼上)
- 報到當天聯絡人:(貼上:職稱與分機)
請寫一封 Email,語氣歡迎但清楚。要帶的文件用核取清單(☐)列出,讓新人可以一項一項勾。
最後加一段「第一天不用緊張」的簡短說明。第 5 件:設計教育訓練課後問卷
你是企業教育訓練規劃師。
我們剛辦完一場「(貼上:課程名稱)」內訓,對象是(貼上:部門與人數)。
請設計一份 3 分鐘內填得完的課後問卷:
1. 5 題選擇題(1~5 分),涵蓋內容實用度、講師、時間安排、會不會用在工作上
2. 2 題開放題,問「回去最想用的一件事」和「希望下次加強什麼」
3. 不要問姓名與工號
用表格列出:題號|題目|題型|選項。問卷收回來之後怎麼用 AI 分析開放題,看〈課後問卷範本(12 題照抄)+AI 分析開放題〉。
做之前和做之後
| 第一次亂問 | 用三格寫 | |
|---|---|---|
| 提示詞 | 「幫我寫公告」 | 角色+情境+期望,5 行 |
| 產出 | 制式、空泛,要整篇重寫 | 方向通常對,要改的地方明顯變少 |
| 心得 | 「AI 好像沒什麼用」 | 「原來是我沒交代清楚」 |
避坑
- 不要一開始就挑最難的。 第一週先做公告、信件、問卷這類寫錯也不會出事的工作,不要先拿考核、資遣、勞資爭議來試。
- AI 會很有自信地講錯。 尤其是法規條文、日期、數字,一定要自己查證。它說「依勞基法第 X 條」,去全國法規資料庫對一次。
- 同一個對話不要塞太多件事。 一件事開一個新對話,產出比較穩定。
- 存下好用的提示詞。 用得順的提示詞存進記事本,下次直接改內容就好。
記住一句話:你是機長,AI 是機組人員。 它負責把事情做出來,起飛前的最後確認一定是你。
下一步
5 件都做過一次,就可以往真的工作場景走。建議從〈職務說明書範例+ChatGPT 寫 JD 提示詞〉開始,那篇會教你怎麼讓 AI 幫你抓出 JD 裡違反就業服務法的字眼。
常見問題
人資要用 ChatGPT、Gemini 還是 Claude?
先用公司允許的那一家。這 5 件事三家都做得到,差別不大;公司沒有規定的話,挑一個你手機裡已經有的開始,熟了再比較。
免費版夠用嗎?
這篇的 5 件事用免費版就能練。等你每天都在用、開始遇到次數或檔案大小限制,再考慮付費或請公司開企業版。
AI 寫出來的東西可以直接用嗎?
不行。把它當成新來的助理交的初稿:方向通常對,細節一定要你看過、改過、簽核過才發出去。